Privacy Policy

Last revision: July 2019

With this Privacy Policy, we inform you how we process your personal data. Your personal data means any information relating to you as a natural person or as a legal entity (Personal Data). We collect personal data primarily within the framework of grant applications which you send us (Funding Data). Processing means any handling of your personal data such as collection, retention, storage, adaption, usage, transfer, disclosure, etc. (Processing). If “we” (or “us”) is used hereinafter, this refers to FONDATION USM, Tanackerstrasse 7a, 3073 Gümligen, Switzerland.

1. Who we are

The controller of your Personal Data is:

FONDATION USM, Tannackerstrasse 7a, 3073 Gümligen, Switzerland,
info@fondationusm.org

2. Funding Data we process and our sources

You are legally not obliged to provide us with any Funding Data. However, we cannot consider your grant application without being able to process the necessary Funding Data.

Funding Data we process about you includes:

• your contact details (e.g. company name, first name, last name, business address, home address, date of birth, phone number, fax number, e‐mail address), your academic degree, information about your employer, and other basic information;

• information on the project to be supported (e.g. title and description, status and timing, funds requested, existing personnel and material infrastructure, cooperation with institutions, funding required);

• payment‐related information such as bank details for the transfer of any funds;

• identification and background information provided by you or collected as part of our verification of your grant application or the conclusion of a grant agreement;

• information you provide to us for the purposes of receiving alerts, updates, information, brochures, newsletters or attending meetings, seminars, award ceremonies, exhibitions, projects and other events;

• information we receive from you in connection with your enquiries;

• any other information relating to you which you may provide to us, if necessary also Personal Data of third parties.

We collect this information from the moment you first contact us, for example when you submit a grant application, when you conclude a grant agreement with us, when you register to receive alerts, updates, information, brochures or newsletters, or when you participate at a meeting, seminar, award ceremony, exhibition, project or other event. We also may collect your Funding Data from other sources to keep your information up to date, e.g. from publically available sources.

3. How we use your Personal Data

We use your Funding Data:

• to examine your grant application and, if necessary, to support you by means of funding or to conclude a grant agreement with you, to fulfil the obligations arising from the grant agreement and to administer the support relationship with you as well as to promote the maintenance and development of the support relationship with you. This includes Funding Data that you yourself have provided to us (e.g. through grant applications or enquiries) or Funding Data that has been made available to us by third parties;

• for the purposes of alerts, updates, information, brochures, newsletters, invitations to meetings, seminars, award ceremonies, exhibitions, projects and other events, etc.;

• to communicate with you and to answer your enquiries;

• to disclose our activities to interest groups and the public in terms of transparency and communication (e.g. via a web contribution of the funded projects on our website by means of a text description, photo, film documentation and/or video message, contributions in newsletters, annual reports or other publications as well as at events).

We also use your Personal Data:

• to provide and constantly improve our website, including monitoring and evaluating its use (see section 4 “Use of our website and e‐mails” below for additional information);

• to document the compliant exercise of your rights (see section 10 „Your rights“ below for additional information);

• to comply with our legal, regulatory and risk management obligations, including the use of data to establish, exercise or defend legal claims.

4. Use of our website and e‐mails

While visiting our website, cookies are being used. Cookies are small text files placed on your computer or other device. Our website saves such small files on your computer in order to be able to show you e.g. complex and dynamic content and in order to recognise you on your next visit. These cookies are not used under any circumstances for monitoring or even storing the behaviour of visitors individually.

We also use certain analysing cookies which collect information about the number of visitors to the website, the pages visited and the time spent on the website. This information is aggregated and not personally identifiable.

You may refuse the use of cookies by selecting the appropriate settings on your browser. Please note however that this may affect your experience of our website. To find out more about cookies, including how to manage, reject and delete cookies, visit http://www.allaboutcookies.org/.

We may use your name and e‐mail address to send you alerts, updates, information, brochures, newsletters, invitations to meetings, seminars, award ceremonies, exhibitions, projects and other events as well as other information by e‐mail, but will ask for consent first unless we have obtained your contact details from you in the context of a grant application. If you receive marketing communications from us and no longer wish to do so, you may unsubscribe at any time by following the link included in these e‐mails.

5. Data protection principles we adhere to

We adhere to the following principles of applicable data protection law:

• we only process your Personal Data in a lawful manner;

• we process your Personal Data in a proportionate manner and in good faith;

• we process your Personal Data for the purpose indicated at the time of collection and in a transparent manner;

• we obtain the necessary consent from you for the Processing of Personal Data;

• we guarantee data accuracy and data security;

• we guarantee the observance of your rights in connection with data Processing.

6. Who we share your Personal Data with

We may share your Personal Data with trusted third parties including:

• Third parties who are involved in the process of deciding which grant applications should be supported by us (e.g. Advisory Board);

• third parties who are involved in the process of supporting by means of funding (e.g. banking institutions);

• third parties who are involved in sending information or organising events;

• third parties who are involved on our behalf as external service providers for data Processing (e.g. YouTube);

• IT service providers;

• our auditors.

In addition, we may disclose your Personal Data if we are required or permitted to do so by law or legal processes, for example due to a court order or a request from a law enforcement agency, when we believe disclosure is necessary or appropriate for our legitimate interest, for example in preventing harm or financial loss, in connection with an investigation of suspected or actual fraudulent or other illegal activity.

7. Countries we transfer your Personal Data to

We may transfer your Personal Data to recipients abroad (they may even be located outside the European Union), including countries that do not provide the same level of protection as Swiss and/or EU/EEA law. Before we do so, we will implement appropriate measures to protect your Personal Data, for example by requiring the recipient abroad to agree to data processing agreements that ensure the necessary data protection. We further reserve the right to transfer Personal Data abroad with your explicit consent or on the basis of further authorisations under applicable data protection law.

8. How we retain your Personal Data

We retain your Funding Data as follows:

We store your Funding Data for the duration of the examination of your grant application.

If your grant application is rejected, we will delete your Funding Data collected in this context after notification of the rejection decision. We may retain your Funding Data for a longer period if you explicitly agree that we may resubmit your grant application at a later date.

If your grant application is approved, we will retain the Funding Data relating to you as long as it is necessary for the specific purposes for which the data is collected, and as long as we have a legitimate interest in keeping your Funding Data (for example legal requirements, to enforce or defend legal claims or for archiving purposes and IT security). We will also retain your Funding Data as long as it is subject to a legal retention obligation.

We retain your further Personal Data as follows:

We retain your Personal Data in personal form for as long as it is necessary for the specific purposes for which the data is collected, and as long as we have a legitimate interest in keeping your Personal Data (for example to enforce or defend legal claims or for archiving purposes and IT security). We also retain your Personal Data as long as it is subject to a legal retention obligation.

9. How we protect your Personal Data

We use various technical and organisational security measures to help protect your Personal Data from unauthorised or unlawful access and Processing, and to counteract the risk of loss, accidental alteration or inadvertent destruction of data.

10. Your rights

You have the following rights:

• You are entitled to ask for information of the data we hold about you and how we process it and to receive a copy of your Personal Data.

• You may also have your Personal Data rectified or deleted, restrict our Processing of that data, and object to the Processing of your Personal Data.

• You may also choose to withdraw your consent. Please note that even after you have chosen to withdraw your consent we may be able to continue to process your Personal Data to the extent required or permitted by law.

• You also have the right, in the event of a violation of privacy, to lodge a complaint in relation to our Processing of your Personal Data with the competent court.

• To exercise your rights, you can contact us at the address indicated above.

• We must ensure that your Personal Data is accurate and up to date. Therefore, please advise us of any changes to your Personal Data by contacting us at the address indicated above.

11. Changes to this Privacy Policy

This Privacy Police may be amended over time, especially if we change our data Processing or if new legislation becomes applicable. We actively inform persons whose contact details are registered with us of such changes in the event the changes are significant, if this is possible without disproportionate effort. In general, however, the Privacy Policy in its current version at the beginning of the respective Processing applies to data Processing.

Datenschutzerklärung

Stand Juli 2019

Anhand dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre persönlichen Daten bearbeiten. Mit persönlichen Daten sind alle Informationen gemeint, die Sie als natürliche oder juristische Person betreffen (Personendaten). Wir erheben Personendaten vorwiegend im Rahmen von Unterstützungsgesuchen, die Sie uns zusenden (Förderdaten). Bearbeitung meint jeden Umgang mit Ihren Personendaten wie z.B. Erhebung, Aufbewahrung, Verwaltung, Veränderung, Verwendung, Weitergabe, Offenlegung etc. (Bearbeitung). Falls nachfolgend „wir“ (oder „uns“) steht, ist damit die FONDATION USM, Tanackerstrasse 7a, 3073 Gümligen, Schweiz gemeint.

1. Wer wir sind

Die Verantwortliche für Ihre Personendaten ist:

FONDATION USM, Tannackerstrasse 7a, 3073 Gümligen, Schweiz,
info@fondationusm.org

2. Welche Förderdaten wir bearbeiten und woher sie stammen

Sie sind rechtlich nicht verpflichtet, uns Förderdaten bekanntzugeben. Wir können Ihr Unterstützungsgesuch aber nicht berücksichtigen, ohne die dafür erforderlichen Förderdaten bearbeiten zu können.

Wir bearbeiten folgende Förderdaten von Ihnen:

• Ihre Kontaktdetails (z.B. Firmenname, Vorname, Name, Geschäftsadresse, Privatadresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Fax‐Nummer, E‐Mail‐Adresse), akademischer Titel, Informationen über Ihren Arbeitgeber und weitere Basisinformationen;

• Informationen zum zu unterstützenden Projekt (z.B. Titel und Beschreibung, Stand und zeitliche Planung, beantragte Mittel, vorhandene personelle und materielle Infrastruktur, Zusammenarbeit mit Institutionen, benötigte Förderleistungen);

• Zahlungsinformationen, wie z.B. Bankverbindungen zur Überweisung von allfälligen Förderleistungen;

• Informationen zu Ihrer Identifikation und Hintergrundinformationen, die Sie uns entweder zur Verfügung stellen oder die im Rahmen der Überprüfung Ihres Unterstützungsgesuchs oder im Rahmen des Abschlusses eines Fördervertrages erhoben werden;

• Informationen, die Sie uns für den Erhalt von Benachrichtigungen, Updates, Informationen, Broschüren, Newsletter oder die Teilnahme an Treffen, Seminaren, Preisverleihungen, Ausstellungen, Projekten und sonstigen Veranstaltungen zur Verfügung stellen;

• Informationen, die wir im Zusammenhang mit Anfragen von Ihnen erhalten;

• alle weiteren Informationen über Sie, die Sie uns zur Verfügung stellen, gegebenenfalls auch Personendaten Dritter.

Wir sammeln die oben aufgeführten Daten ab der ersten Kontaktaufnahme durch Sie, z.B. wenn Sie ein Unterstützungsgesuch einreichen, einen Fördervertrag mit uns abschliessen, wenn Sie sich registrieren, um Benachrichtigungen, Updates, Informationen, Broschüren oder Newsletter zu erhalten, oder wenn Sie an einem Treffen, einem Seminar, einer Preisverleihung, einer Ausstellung, einem Projekt oder einer sonstigen Veranstaltung teilnehmen. Wir sammeln Ihre Förderdaten allenfalls auch aus weiteren Quellen, z.B. aus öffentlich zugänglichen Datenbanken, um Ihre Informationen gegebenenfalls zu aktualisieren.

3. Wozu wir Ihre Personendaten nutzen

Wir nutzen Ihre Förderdaten insbesondere:

• um Ihr Unterstützungsgesuch zu prüfen und Sie gegebenenfalls mittels Förderleistungen zu unterstützen bzw. einen Fördervertrag mit Ihnen abzuschliessen, die Pflichten aus diesem Fördervertrag zu erfüllen und das Unterstützungsverhältnis mit Ihnen zu verwalten sowie die Pflege und Entwicklung des Unterstützungsverhältnisses mit Ihnen zu fördern. Hierunter fallen Förderdaten, die uns durch Sie selbst bekannt gegeben worden sind (z.B. durch Unterstützungsgesuche oder Anfragen) oder Förderdaten, die uns von Dritten zur Verfügung gestellt worden sind;

• für Benachrichtigungen, Updates, Informationen, Broschüren, Newsletter, Einladungen zu Treffen, Seminaren, Preisverleihungen, Ausstellungen, Projekten und sonstigen Veranstaltungen usw.;

• um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihre Anfragen zu beantworten;

• um gegenüber Interessengruppen und der Öffentlichkeit im Sinne von Transparenz und Kommunikation unsere Aktivitäten offenzulegen (z.B. über einen Webbeitrag der geförderten Projekte auf unserer Webseite mittels Textbeschrieb, Foto‐, Filmdokumentation und/oder Videobotschaft, Beiträge in Newslettern, Jahresberichten oder anderen Publikationen sowie an Veranstaltungen).

Wir nutzen Ihre Personendaten zudem:

• um Ihnen unsere Webseitendienste zur Verfügung zu stellen und ständig optimieren zu können sowie deren Benutzung zu überwachen und Datenauswertungen der Nutzung durchzuführen (für weiterführende Informationen hierzu s. unten Ziff. 4 „Benützung unserer Webseite und E‐Mails“);

• um die konforme Ausübung Ihrer Rechte zu dokumentieren (für weiterführende Informationen hierzu s. unten Ziff. 10 „Ihre Rechte“);

• um die uns auferlegten gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften und Risikomanagementverpflichtungen einzuhalten, was auch die Datennutzung zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen einschliesst.

4. Benützung unserer Webseite und E‐Mails

Bei Ihrem Besuch unserer Website werden verschiedene Cookies eingesetzt. Das sind kleine Dateien, die auf Ihrem Computer oder Endgerät gespeichert werden. Unsere Webseite speichert eine solche kleine Datei auf Ihrem Computer, um bspw. komplexe und dynamische Inhalte darzustellen oder um Sie bei Ihrem nächsten Besuch der Website wieder zu erkennen. Diese Cookies werden in keinem Fall dazu verwendet, das Verhalten einer einzelnen Besucherin oder eines einzelnen Besuchers individuell zu beobachten oder gar zu speichern.

Wir verwenden zudem gewisse analysierende Cookies, welche Informationen sammeln über die Zahl der Webseitenbesucher, die besuchten Webseiten und die Dauer des Webseitenbesuchs. Diese Informationen werden uns zusammengefasst übermittelt und sind nicht persönlich zuordenbar.

Sie können die Verwendung von Cookies verhindern, indem Sie auf ihrem Browser die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Bitte nehmen Sie jedoch zur Kenntnis, dass sich dies allenfalls auf Ihre Webseitenansicht auswirken könnte. Wenn Sie mehr über Cookies wissen möchten, z.B. wie sie verwendet werden, wie sie ausgeschaltet oder gelöscht werden können, besuchen Sie http://allaboutcookies.org/.

Allenfalls verwenden wir Ihren Namen und Ihre E‐Mail‐Adresse, um Ihnen Benachrichtigungen, Updates, Informationen, Broschüren, Newsletter, Einladungen zu Treffen, Seminaren, Preisverleihungen, Ausstellungen, Projekten und sonstigen Veranstaltungen sowie weitere Informationen per EMail zukommen zu lassen. Hierzu müssen Sie jedoch zuerst Ihre Zustimmung geben, sofern wir Ihre Kontaktdaten nicht im Zusammenhang mit einem Unterstützungsgesuch bereits erhoben haben. Falls Sie von uns Werbung erhalten und dies nicht länger wünschen, können Sie sich jederzeit über den Link in den betreffenden E‐Mails abmelden.

5. Welche Datenschutzgrundsätze wir einhalten

Wir halten die folgenden Grundsätze des anwendbaren Datenschutzrechts ein:

• wir bearbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich rechtmässig;

• wir bearbeiten Ihre Personendaten verhältnismässige sowie nach Treu und Glaube;

• wir bearbeiten Ihre Personendaten zweckgebunden und transparent;

• wir holen die erforderlichen Einwilligungen bei Ihnen ein;

• wir gewährleisten Datenrichtigkeit und Datensicherheit;

• wir gewährleisten die Einhaltung Ihrer Rechte im Zusammenhang mit Datenbearbeitungen.

6. Wem wir Ihre Personendaten weitergeben

Allenfalls übermitteln wir Ihre Personendaten vertrauenswürdigen Drittpersonen, wie:

• Dritten, die in den Prozess der Entscheidfindung, welche Unterstützungsgesuche unterstützt werden sollen, eingebunden sind (z.B. Advisory Board);

• Dritten, die in den Prozess zur Unterstützung mittels Förderleistung eingebunden sind (z.B. Bankinstitute);

• Dritten, die am Versand von Informationen oder der Organisation von Veranstaltungen mitwirken;

• Dritten, die als externe Dienstleister für die Datenbearbeitung, in unserem Auftrag involviert sind (z.B. YouTube);

• IT‐Serviceanbietern;

• unseren Revisoren.

Darüber hinaus können wir gezwungen sein, Personendaten offenlegen, wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder rechtlicher Verfahren dazu verpflichtet sind oder werden, z.B. aufgrund einer gerichtlichen Verfügung oder einer Anfrage einer Strafverfolgungsbehörde, wenn wir der Ansicht sind, dass die Weitergabe für unsere Rechtswahrung erforderlich und angemessen ist. Dies kann der Fall sein zur Vorbeugung von finanziellen Schäden oder Verlusten sowie im Zusammenhang mit einer Untersuchung von mutmaßlichen oder tatsächlichen betrügerischen oder anderen rechtswidrigen Handlungen.

7. Wann Ihre Personendaten ins Ausland gelangen

Es ist möglich, dass wir Ihre Personendaten an ausländische Empfänger übermitteln (allenfalls auch an Empfänger, die sich ausserhalb der Europäischen Union befinden). Die betreffenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang wie jene der Schweiz und/oder der EU/des EWR schützen. Sollten wir Ihre Personendaten in einen solchen Staat übermitteln, sind wir verpflichtet, den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicherzustellen, z.B. indem wir mit den ausländischen Empfängern vorgängig Datenübermittlungsvertr.ge abschliessen, die den erforderlichen Datenschutz sicherstellen. Wir behalten uns weiter vor, Ihre Personendaten mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung oder aufgrund weiterer Ermächtigungstatbestände des anwendbaren Datenschutzrechts ins Ausland zu übermitteln.

8. Wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren

Wir bewahren Ihre Förderdaten wie folgt auf:

Wir speichern Ihre Förderdaten während der Dauer der Prüfung Ihres Unterstützungsgesuches.

Falls Ihr Unterstützungsgesuch abgelehnt wird, löschen wir nach Mitteilung des ablehnenden Entscheides Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen Förderdaten. Wir können Ihre Förderdaten über einen längeren Zeitraum aufbewahren, falls Sie ausdrücklich einwilligen, dass wir Ihr Unterstützungsgesuch gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt nochmals aufnehmen können.

Falls Ihr Unterstützungsgesuch gutgeheissen wird, werden wir die Sie betreffenden Förderdaten speichern, solange es für den konkreten Zweck, für den wir sie erhoben haben, erforderlich ist und solange wir ein legitimes Interesse daran haben, Ihre Förderdaten aufzubewahren (z.B. gesetzliche Vorschriften, zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, zu Archivierungszwecken oder zu Gunsten der IT‐Sicherheit). Wir speichern Ihre Förderdaten zudem, solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Wir bewahren Ihre weiteren Personendaten wie folgt auf:

Wir speichern Ihre Personendaten in personenbezogener Form, solange es für den konkreten Zweck, für den wir sie erhoben haben, erforderlich ist und solange wir ein legitimes Interesse daran haben, Ihre Personendaten aufzubewahren (z.B. zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, zu Archivierungszwecken oder zu Gunsten der IT‐Sicherheit). Wir speichern Ihre Personendaten zudem, solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

9. Wie wir Ihre Personendaten schützen

Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur, um Ihre Personendaten gegen unberechtigten oder unrechtmässigen Zugriff und Bearbeitung zu schützen, sowie der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung oder einer ungewollten Vernichtung der Daten entgegenzuwirken.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Sie haben das Recht, Auskunft über die Daten zu verlangen, die wir über Sie besitzen, über die Art, wie wir die Informationen bearbeiten, sowie jederzeit eine Kopie Ihrer Personendaten zu erhalten.

• Sie haben weiter das Recht, Ihre Personendaten berichtigen oder löschen zu lassen, die Bearbeitung dieser Daten einzuschränken und sich der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersetzen.

• Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass wir, auch nachdem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, dazu berechtigt sind, Ihre Personendaten weiterhin in dem gesetzlich zulässigen Umfang zu bearbeiten.

• Sie haben ausserdem das Recht, im Falle einer Persönlichkeitsverletzung eine Klage in Bezug auf die Art und Weise der Bearbeitung Ihrer Personendaten beim zuständigen Gericht einzureichen.

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie uns unter der oben genannten Adresse kontaktieren.

Wir sind verpflichtet sicherzustellen, dass Ihre Personendaten korrekt und aktuell sind. Wir bitten Sie daher, uns über allfällige Änderungen Ihrer Personendaten zu informieren, indem Sie uns unter der oben genannten Adresse kontaktieren.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, besonders wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen aber jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.